Product Information Management (PIM) : tout ce qu’il faut savoir.

Ce n’est pas un secret que le monde de l’e-commerce est très dynamique et exigeant. Néanmoins, dû au contexte lié au Covid-19, il s’est produit une évolution exceptionnelle durant l’année 2020, et cette accélération se poursuit. Plus précisément, selon certaines études et estimations, pendant les quatre  mois les plus complexes de la pandémie (de mars à juin), il se serait produit une croissance équivalente à environ 10 ans.

Dans un contexte de croissance et de changements rapides,les e-commerçants ont besoin, plus que jamais, de solutions capables de les aider à relever le défi de la gestion des informations produit.

Qu’est-ce-qu’un PIM ?

Un PIM (Product Information Management) est un type de logiciel développé pour gérer, stocker et enrichir les informations complexes et changeantes liées aux produits. Ce système s’avère essentiel pour certains retailers puisque le software a pour objectif de centraliser toutes les informations produit. Ces informations provenant de différentes sources sont traitées et enrichies afin d’être exposées sur divers canaux de vente.. Le but principal étant d’agréger et harmoniser les informations des produits tout en réduisant au maximum le besoin de manipulations par l’utilisateur ; permettant ainsi de limiter la duplication, la perte et les erreurs de traitement de données.

Les systèmes de gestion des informations produit ont la possibilité d’être intégrés avec un grand nombre de briques applicatives, que ce soient des ERP, des CMS ou encore des outils de CRM. On cherchera en effet, à travers un PIM à assurer une diffusion cohérente de la marque avec des informations produit toujours à jour sur tous les canaux (online –site web, App, réseaux sociaux, recherche, display…– et offline – catalogues, plaquettes…–). En d’autres mots, les PIM sont des solutions qui rendent possible la gestion des catalogues de produits et leurs contenus et informations liés (prix, descriptions, images, vidéos, informations techniques, etc.) pour les distribuer sur tous les canaux à partir d’une unique source.

Il est important de ne pas confondre les logiciels de gestion des informations produit (PIM) avec d’autres solutions spécialisées telles que DAM (gestion des fichiers médias), MDM (gestion des données de référence), CMS (gestion du contenu), PXM (gestion de l’expérience produit), entre autres.

Quelles données sont gérées dans un PIM ?

Les entreprises qui commercialisent des produits ou services traitent un nombre d’informations liées à ces produits et services.

• Descriptions ; 
• Prix ;
• Coûts
• SKU ;
• Codes EAN ou UPC
• Codes douaniers (HS codes)
• Médias (vidéos et images) ; 
• Spécifications ;
• Informations techniques (matière, couleur, taille) ;
• Conseils (entretien, utilisation, etc.)
• Métadonnées (héritage des informations, versionning par champs, fichiers structurés, variations des produits, etc.)

Le logiciel PIM, en tant que plateforme fédératrice, permet d’enrichir, gérer et stocker les informations complexes des produits d’une façon centralisée. Cette capacité d’agréger et harmoniser les informations produit diminue considérablement le time-to-market des canaux de vente.

Vous l’aurez compris, le PIM s’avère être un grand allié que ce soit pour la gestion de vos contenus, que vous ayez des enjeux internationaux ou non, mais également pour faciliter vos opérations comme les achats, la logistique et même l’analyse financière dans certains cas.

Challenge du Product Information Management

Implanter une solution PIM au sein d’une organisation est une étape importante vers la gestion efficace et centralisée des donnés produit. Cependant, on constate que 80 à 90% d’un projet PIM ne concernent pas la technologie en tant que telle mais bien des questions d’organisation : ressources, workflows, process…

Une phase de cadrage bien menée permettra de sélectionner la solution PIM ainsi que l’intégrateur adaptés au contexte de l’entreprise, car il n’existe pas une solution unique pour tous les besoins. 

La conduite d’un projet PIM passera forcément aussi par une étape de design qui permettra de définir ou affiner une feuille de route avec un MVP et un déploiement, d’évaluer les impacts sur l’organisation et d’anticiper la démarche de change management.

Ne pensez pas que la démarche s’arrête à la mise en production de la solution. Il faudra idéalement nommer un Product Owner et un Service Owner, l’un étant chargé de penser les évolutions du PIM, l’autre d’être en support sur l’utilisation et le paramétrage de l’outil.

Malgré tout le soin porté à la phase de design, il faut anticiper des adaptations et des changements, notamment aux workflows, en exploitant au mieux les retours utilisateurs.

Les solution PIM relèvent très bien les défis auxquels font face les entreprises :

• Volume d’information produit. Un PIM agrège et harmonise les informations produit dispersées permettant la gestion d’énormes volumes de données sans effort. 
• Catalogue de produits désordonnés. La gestion manuelle de catalogues de produits rend impossible le maintien à jour et sans erreur des données. Grâce au logiciel de gestion des informations produit, ce ne sera plus un problème.
• Gestion manuelle des informations. La manipulation manuelle des informations produit est très propice à générer des données erronées ou obsolètes. En plus, cela demande d’investir beaucoup de temps. Heureusement, les solutions PIM relèvent très bien ce défi.
• Quantité importante de médias. Images, vidéos, manuels d’utilisation et bien d’autres ressources digitales seront beaucoup plus faciles à administrer à l’aide d’un PIM.
• Retard sur le lancement de produits. Le traitement manuel des informations produit a un impact direct sur le time-to-market. 
• Gestion de plusieurs canaux de vente. Véhiculer une image de marque cohérente sur tous les canaux est fondamental et un PIM s’avère être un allié exceptionnel.
• Internationalisation du contenu. A l’aide de simples règles automatiques, ou via des traductions ponctuelles, le PIM vous aidera à administrer vos stores internationaux.

L’avis d’Ando factory

Vous l’aurez compris, un projet PIM est stratégique pour garantir le succès en eCommerce et sur le retail online. Les enjeux vont au-delà de l’outil et c’est pourquoi nous vous recommandons de : 

• Privilégier une approche Best of Breed en sélectionnant le bon outil correspondant au bon besoin plutôt que de penser à la solution miracle qui ferait tout ou de tordre des outils pour leur faire faire quelque chose qui est très loin du natif,
• Bien anticiper la dimension change management associée à la mise en place d’une telle solution, avec les questions d’organisation, de process, de communication, de formation, d’accompagnement à la prise en main…
• Définir un calendrier réaliste, en accordant le temps nécessaire au design tout en restant pragmatique dans la définition des workflows, et en anticipant les besoins futurs liés à la roadmap,
• Penser MVP, avec un premier lancement sur un périmètre limité et des règles de gestion simples, pour se placer dans une démarche d’amélioration continue.